Email di conferma prenotazione in Hotel: come scriverla

Potrebbe sembrare anche scontato, ma progettare nel modo corretto l’email di conferma prenotazione in Hotel è un momento chiave della nostra strategia di marketing. E, naturalmente, questo è da intendersi anche come il momento più atteso da chi ha scelto la nostra struttura alberghiera.

Sia quando vestiamo i panni dei viaggiatori in cerca di un luogo in cui soggiornare, sia quelli da professionisti del settore, il messaggio di conferma post prenotazione è da considerate a tutti gli effetti come un touchpoint aziendale. E possiamo sfruttarlo per ridurre l’ansia post acquisto e per presentarci bene a un nuovo, futuro ospite.

In questa guida vedremo che cosa includere, come strutturare l’oggetto e il contenuto della mail, alcuni template pronti all’uso e alcune buone pratiche per garantire consegna e leggibilità.

Perché la mail di conferma prenotazione è cruciale per gli Hotel

Progettare e scrivere questo messaggio significa, anzitutto, creare e ripagare fiducia, essere chiari nel proporre un servizio offerto e, se fatto correttamente, può essere anche uno strumento utile per stimolare upsell e cross-sell.

Ecco un primo elenco sintetico di motivi:

Fiducia ripagata

La conferma immediata è un primo segnale che diamo al nostro cliente: gli acquisti online sono sempre accompagnati da un minimo d’ansia sul fatto che tutto sia andato per il verso giusto. Ricevere una email di conferma immediata ci fa percepire affidabilità, già prima del soggiorno;

Ottimizzazione del Customer Service

Una mail di conferma ben strutturata, con tutte le informazioni inerenti il soggiorno (e non solo) evita al cliente di dover contattare la reception. Questo riduce ulteriori carichi di lavoro al personale, le chiamate spesso frammentano ulteriormente le attività in corso. E il tempo risparmiato si può impiegare in attività a valore aggiunto: come il curare l’esperienza stessa degli ospiti in struttura;

Customer Experience

La mail di conferma rappresenta il primo vero touchpoint operativo post prenotazione. È qui che l’ospite inizia a vivere l’esperienza del brand: un’email chiara, personalizzata e mobile-friendly comunica attenzione e cura del dettaglio, contribuendo a rafforzare la reputazione dell’hotel e la soddisfazione del cliente.

Opportunità di upselling

Non si tratta necessariamente della mera conferma della prenotazione, ma può diventare uno strumento di revenue incrementale. Inserire blocchi (non invasivi) con proposte mirate – upgrade di camera, accesso alla spa o servizio parcheggio – permette di aumentare il valore medio del soggiorno senza compromettere la funzione primaria di rassicurazione.

Cosa includere nella email di conferma prenotazione dell’Hotel

Una conferma efficace deve essere completa, chiara e ottimizzata da mobile. Ma non basta: deve essere anche facilmente ricercabile (questo è importante, soprattutto per prenotazioni con un lead-time superiore alle 2 settimane).

Ecco una check-list essenziale:

1. Nome dell’ospite e numero di prenotazione;
2. Date del soggiorno (check-in, check-out, numero di notti);
3. Camera prenotata, piano tariffario e dettaglio del prezzo;
4. Totale + tasse + stato del pagamento;
5. Politiche di cancellazione e/o modifica -> illustrata nel modo più semplice possibile;
6. Contatti diretti dell’Hotel: telefono, Whatsapp, mappa che porta all’indirizzo della struttura;
7. CTA primaria (es. “Gestisci Prenotazione” – per modifiche / ulteriori richieste / cancellazioni);
8. Azioni utili: quali “Aggiungi al calendario”, “Come arrivare”, “Check-in online”).

Oggetto della email e Preheader

L’oggetto deve essere chiaro, riconoscibile e facilemente ricercabile in inbox.

Esempi di oggetto:

• Conferma prenotazione – La Beach – n. 7654321
• Hotel Corti Londra – Conferma prenotazione n. 1234567
• Hotel Milano – 14-18 settembre – Conferma n. 0003210

Esempi di Preheader

• Tutti i dettagli, le policy e i contatti dell’hotel.
• Gestisci o modifica la tua prenotazione con un clic.
• La tua vacanza inizia qui: dettagli e contatti sempre a portata di mano.

Struttura dell’email: esempio pratico

Anzitutto, predileggiamo sempre un layout semplice e mobile-first che aiuta la leggibilità.

Schema ideale:

• Header: logo + titolo “Prenotazione confermata”
• Hero block: date + numero prenotazione + pulsante “Gestisci prenotazione”
• Tabella dettagli soggiorno (camera, notti, totale, pagamento)
• Policy cancellazione/modifica (breve + link completo)
• Blocco informazioni pratiche (indirizzo, mappa, arrivo, parcheggio)
• Blocco upsell soft (upgrade, early check-in, spa)
• Richiamo al programma fedeltà (se presente)
• Footer: contatti, social, link legali

Ecco una prima variante:

Ecco una variante con l’aggiunta del blocco Upsell soft e Programma Fedeltà

Timing e automazione della email

La email di conferma prenotazione in Hotel deve essere, naturalmente, immediata! Ecco una serie di bullet point essenziali che tengono conto di ulteriori touchpoint successivi alla prenotazione:

• Immediata: invio automatico dopo la prenotazione. Molti PMS sul mercato includono questa funzionalità integrata, ma con scarse possibilità di personalizzazione del messaggio. Ecco perché si utilizzano software specializzati come MA – Marketing Automation integrati al PMS, puoi approfondire qui;
• Update: nuova conferma della prenotazione in caso di modifica;
• Reminder pre-stay: 48-72 ore prima con indicazioni pratiche e soft upsell;
• Follow-up post-stay: richiesta feedback tramite sondaggio, richiesta recenzione, eventuali voucher sul prossimo soggiorno;

Deliverability e conformità

Ma una email di corferma prenotazione deve, anzitutto, arrivare al destinatario. Per questo motivo è essenziale adottare delle regole tecniche e normative che migliorano la nostra capacità di consegna delle email alle caselle di posta.

Ecco una serie di funzionalità che il nostro software di invio email deve possedere:

• Autenticazione del dominio (SPF, DKIM, DMARC): è la base per garantire che i provider di posta riconoscano la tua email come legittima. SPF e DKIM dimostrano che il messaggio proviene da server autorizzati, mentre DMARC aggiunge un ulteriore livello di protezione contro spoofing e phishing;
• Usa subdomini separati per transazionali vs marketing: separarle su un subdominio diverso da quello utilizzato per le campagne promozionali aiuta a proteggere la reputazione del dominio principale e riduce il rischio che finiscano in spam;
• Mantieni la lista pulita (hard bounce removal): anche se le conferme prenotazione provengono dal PMS, è buona pratica rimuovere indirizzi non validi o con errori. Una lista “pulita” migliora i tassi di recapito e protegge la reputazione di invio;
• GDPR: assicurati che la parte promozionale (upsell) sia secondaria rispetto alla conferma;

Bonus tecnico: Google offre il markup LodgingReservation che permette a Gmail di mostrare chip e card con date, indirizzo e pulsanti (gestisci/modifica). È un plus tecnico che aumenta la visibilità dell’email.

Recap dei 5 errori da evitare

1. Oggetto generico tipo “Conferma prenotazione” senza nome hotel;
2. Nessun numero prenotazione → difficile da ritrovare;
3. Policy cancellazione nascosta o scritta in legalese;
4. Email non responsive → difficile da leggere su smartphone;
5. Troppi upsell → la conferma diventa spam;

Conclusione

La mail di conferma prenotazione hotel è il primo touchpoint operativo con il cliente: da documento tecnico può diventare strumento di relazione.

Come abbiamo visto, se strutturata bene:

• aumenta fiducia;
• riduce richieste al front office;
• apre la strada a upsell e fidelizzazione.

Vuoi approfondire altre strategie? Leggi la guida completa: Mail Marketing per Hotel: esempi e strategie!